Περιεχόμενο
- Πηγαίνοντας ψηφιακά με GTD
- Γιατί Wunderlist; Γιατί τώρα?
- Μια επισκόπηση του Wunderlist
- Δημιουργία λιστών για ένα σύστημα GTD
- Συλλογή εργασιών με Wunderlist
- Τρόπος χρήσης Προσθήκη στο Wunderlist
- Οργάνωση εργασιών στο Wunderlist
- Πλαίσια
- Ένα μέρος για τα πάντα και τα πάντα στη θέση του
- Ολοκληρώνοντας τα πράγματα από τον David Allen
- Πείτε τη γνώμη σας! Ψηφίστε την αγαπημένη σας εφαρμογή GTD
Ο Jonathan είναι πιστοποιημένος δάσκαλος που έχει διδάξει στο Ηνωμένο Βασίλειο και στις ΗΠΑ. Εργάζεται τώρα ως σύμβουλος ψηφιακής μάθησης.
Πηγαίνοντας ψηφιακά με GTD
Πες μου αν αυτό ακούγεται οικείο. Είστε πιο απασχολημένοι σήμερα από ποτέ, και οι γραμμές μεταξύ εργασίας και σπιτιού είναι αμετάκλητα θολές. Έχετε αμέτρητα πράγματα να κάνετε και δεν φαίνεται να υπάρχει αρκετός χρόνος για να κάνετε ακόμη και τα μισά από αυτά. Ο εγκέφαλός σας είναι γεμάτος πράγματα που δεν θέλετε να ξεχάσετε και έχετε λίγο χρόνο για πρωτότυπες σκέψεις ή αυθόρμητες πράξεις δημιουργικότητας. Έτσι, δημιουργείτε λίστες, αλλά πιο συχνά όχι, τις λίστες που δημιουργείτε για να διευκολύνετε το άγχος σας απλά προσθέστε σε αυτήν.
Ακούγεται οικείο? Εάν ναι, δεν είστε μόνοι. Ήμουν εγώ πριν ξεκινήσω το ταξίδι μου με ένα σύστημα που αλλάζει τη ζωή που ονομάζεται Getting Things Done, (GTD). Είναι ένα σύστημα που δημιουργήθηκε από τον David Allen για να διορθώσει όλα τα παραπάνω προβλήματα, και για πολλούς ανθρώπους, συμπεριλαμβανομένου του εαυτού μου, δεν είναι τίποτα λιγότερο από ένα θεό. Το βιβλίο εκδόθηκε αρχικά σχεδόν 15 χρόνια πριν, και βασίστηκε σε μεγάλο βαθμό σε ένα σύστημα που βασίζεται σε χαρτί με φυσικά αρχεία και φακέλους για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τη ζωή σας. Μια νέα έκδοση κυκλοφόρησε πρόσφατα για να την ενημερώσει με τις τελευταίες εξελίξεις στην τεχνολογία.
Ωστόσο, για μένα, η νέα έκδοση του βιβλίου δεν προχώρησε αρκετά. Γιατί; Το σύστημα είναι στερεό και λειτουργεί όπως πάντα, αλλά χρησιμοποιώ πολύ λίγο χαρτί καθημερινά, οπότε χρειαζόμουν κάτι για να με βοηθήσουν να εφαρμόσω το GTD σε ένα καθαρά ψηφιακό περιβάλλον. Εν ολίγοις, έπρεπε να είμαι χωρίς χαρτί. Υπάρχουν πολλά ψηφιακά εργαλεία που είναι ικανά να το διευκολύνουν, αλλά μετά από πολλή συζήτηση, εγκαταστάθηκα στο Wunderlist.
Αυτό που ακολουθεί είναι μια εξήγηση του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιώ το Wunderlist για να εφαρμόσω το GTD στη ροή εργασίας μου. Δεν είναι μια περίληψη για το πώς να ξεκινήσετε με το Getting Things Done. Αντ 'αυτού, είναι ένα παράδειγμα ψηφιακής εφαρμογής. Η δική σας μπορεί να φαίνεται διαφορετική. Αυτό, από πολλές απόψεις, είναι μια προσωπική λήψη του Getting Things Done, αλλά είναι πιστό στην αρχική ιδέα.
Γιατί Wunderlist; Γιατί τώρα?
Χρησιμοποιώ το Wunderlist ως task manager εδώ και αρκετά χρόνια, αλλά μόλις πρόσφατα αποφάσισα ότι θα ταιριάζει απόλυτα στην αποστολή GTD μου. Γιατί; Τα κριτήριά μου ήταν σύντομα, αλλά ταυτόχρονα απαιτητικά. Εδώ είναι αυτό που ήθελα:
- Ευκολία στη χρήση
- Διαγώνια πλατφόρμα
- Υπέροχο σχέδιο
- Υπενθυμίσεις / Ημερομηνίες λήξης
- Δωρεάν χρήση
Κοίταξα πολλά εργαλεία, αλλά μόνο το Wunderlist μπόρεσε να καλύψει τις περισσότερες ανάγκες μου την πλειοψηφία του χρόνου. Μου αρέσει που μπορώ να έχω πρόσβαση σε αυτό οπουδήποτε και σε οποιαδήποτε συσκευή. Ωστόσο, εξίσου σημαντικό είναι ότι λειτουργεί. Υπάρχουν πολύ λίγα, εάν υπάρχουν, σφάλματα ή προβλήματα συγχρονισμού μεταξύ συσκευών. Για μένα, αυτό σημαίνει ότι το εμπιστεύομαι 100%. Αυτό το επίπεδο εμπιστοσύνης είναι το κλειδί για οποιαδήποτε εφαρμογή GTD.
Μια επισκόπηση του Wunderlist
Δημιουργία λιστών για ένα σύστημα GTD
Είχα έναν μεγάλο αριθμό λιστών στο Wunderlist. Τώρα, έχω επτά. Κάθε λίστα βασίζεται κατά κάποιο τρόπο στις λίστες που προτείνει ο David Allen στο βιβλίο του. Αυτοί είναι:
- Inbox
- Εργα
- Επόμενες ενέργειες: Εργασία
- Επόμενες ενέργειες: Άλλες
- Περιμένω για
- Κάποια μέρα ίσως
- Διαβάστε / Παρακολουθήστε αργότερα
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το σύστημα GTD, οι παραπάνω λίστες θα σας φαίνονται οικείες. Έχω χωρίσει τις "Επόμενες ενέργειες" σε Εργασία και Αλλα, που ουσιαστικά σημαίνει εργασία και σπίτι, αλλά έχω πολλά πράγματα να συμβαίνουν έξω από το σπίτι και τη δουλειά, γι 'αυτό αποφάσισα να ονομάσω αυτήν τη λίστα με μια κατάλληλη γενική ετικέτα.
Η λίστα "Ανάγνωση / Παρακολούθηση αργότερα" είναι κάτι που σκέφτηκα να χρησιμοποιώ το Pocket. Το Pocket είναι ένα δωρεάν εργαλείο σελιδοδείκτη πολλαπλών πλατφορμών που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε πράγματα για ανάγνωση αργότερα από σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή. Έτσι, από πολλές απόψεις, αυτό θα ήταν το ιδανικό εργαλείο, αλλά ήθελα να διατηρήσω αυτήν τη λίστα συνδέσμων πιο κοντά στην αρχική βάση και ένα ορατό μέρος της εβδομαδιαίας κριτικής, οπότε έκανα μια λίστα για αυτούς στο Wunderlist. Τα περισσότερα από τα στοιχεία αυτής της λίστας είναι σελίδες από ιστότοπους, αλλά μπορείτε να προσθέσετε PDF και άλλα αρχεία όπως χρειάζεστε.
Ωστόσο, κατέφυγα σε ένα εξωτερικό εργαλείο για να ολοκληρώσω τη ρύθμιση GTD. Για υλικά υποστήριξης έργου, χρησιμοποιώ το OneNote, κυρίως επειδή αποτελείται συχνά από συνδέσμους ιστού και η επέκταση του προγράμματος περιήγησης Προσθήκη στο Wunderlist σας επιτρέπει μόνο να προσθέσετε πράγματα σε μια λίστα, σε αντίθεση με μια εργασία. Δεν μπορούσα επίσης να σκεφτώ έναν τρόπο να οργανώσω ό, τι χρειαζόμουν στο Wunderlist χωρίς να διακυβεύσω τα επόμενα βήματα μάντρα που σχετίζονται με τα τρέχοντα έργα. Το OneNote σάς επιτρέπει να προσθέτετε σημειώσεις, αποκόμματα ιστού, αρχεία δεδομένων, ηχογραφήσεις και πολλά άλλα με ευκολία και λειτουργεί σε πολλές συσκευές.
Συλλογή εργασιών με Wunderlist
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να αποτυπώσετε τις σκέψεις, τις ιδέες και τους πόρους σας στο Wunderlist. Εάν χρησιμοποιώ smartphone ή tablet, χρησιμοποιώ την εφαρμογή Wunderlist για κινητά. Το Wunderlist διαθέτει εφαρμογές για iPhone, iPad, Android και Kindle Fire, οπότε υπάρχει διαθέσιμη μια εφαρμογή για καθεμία από τις πιο δημοφιλείς πλατφόρμες για κινητά. Υπάρχει επίσης μια εφαρμογή για Mac και μία για Windows. Chrome και Χρήστες Chrome OS μπορεί να επωφεληθεί από τη συσκευασμένη εφαρμογή επιτραπέζιου Chrome που λειτουργεί εκτός σύνδεσης καθώς και στο διαδίκτυο.
Ένας άλλος εξαιρετικός τρόπος για να εισάγετε τα πράγματα στη λίστα Wunderlist σας είναι η επέκταση προγράμματος περιήγησης Προσθήκη σε Wunderlist που είναι διαθέσιμη για Chrome, Firefox και Safari. Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού σας, μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα περιεχόμενο βάσει ιστού στα Εισερχόμενά σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Προσθήκη στο Wunderlist στο iOS μέσω του μενού κοινής χρήσης, εάν έχετε εγκαταστήσει iOS 8 ή μεταγενέστερη έκδοση στη συσκευή σας.
Τέλος, η δυνατότητα Mail to Wunderlist σάς επιτρέπει να στέλνετε ένα email απευθείας στα εισερχόμενά σας στο Wunderlist. Μόλις ενεργοποιήσετε το Mail to Wunderlist στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας, μπορείτε να στείλετε οποιοδήποτε email στη λίστα σας προωθώντας το σε [email protected]. Εάν το στείλετε από τη διεύθυνση email που σχετίζεται με τον λογαριασμό σας στο Wunderlist, θα εμφανίζεται μαγικά στα Εισερχόμενά σας με τον τίτλο θέματος του email ως εργασία, ενώ το σώμα του email θα προστεθεί ως σημείωση. Η αλληλογραφία στο Wunderlist μπορεί να είναι εξαιρετική για την προώθηση email που θέλετε να μετατρέψετε σε εργασίες.
Οι χρήστες του Outlook μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν το Wunderlist για το Outlook. Αυτό το απλό πρόσθετο κάνει σχεδόν το ίδιο πράγμα, αλλά σας δίνει πολύ περισσότερο έλεγχο σε ποια λίστα προσθέτετε το email σας. Το Wunderlist για Outlook είναι διαθέσιμο για το Outlook 2013 ή νεότερη έκδοση, καθώς και το Outlook στον Ιστό.
Τρόπος χρήσης Προσθήκη στο Wunderlist
Οργάνωση εργασιών στο Wunderlist
Όλες οι εργασίες, οι σκέψεις και οι ιδέες που προσθέτω στο Wunderlist ξεκινούν τα Εισερχόμενά μου. Αυτός είναι ο κάδος μου "catch all". Όλα μπαίνουν εδώ, ανεξάρτητα από το πόσο τυχαία είναι η σκέψη. Στη συνέχεια, τα στοιχεία των Εισερχομένων ταξινομούνται σε άλλες λίστες όταν έχω χρόνο. Ορισμένες εργασίες απορρίπτονται εάν δεν είναι πλέον σχετικές ή με δυνατότητα δράσης. Τα υλικά του έργου σπάνια φτάνουν στα Εισερχόμενά μου επειδή τα προσθέτω κατευθείαν στο OneNote.
Χρησιμοποιώ τις δευτερεύουσες εργασίες στο Wunderlist για να προσθέσω τα επόμενα βήματα για έργα. Περιστασιακά θα χρησιμοποιώ επίσης την ενότητα σημειώσεων για να δώσω περισσότερες λεπτομέρειες ή εξηγήσεις σχετικά με τη φύση του έργου, αλλά αυτό δεν είναι κάτι που κάνω πολύ. Εάν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε αρχεία σε εργασίες στο Wunderlist. Η δωρεάν έκδοση σας περιορίζει σε μέγιστο μέγεθος αρχείου 5Mb, αλλά το Wunderlist Pro καταργεί αυτόν τον περιορισμό.
Υπενθυμίσεις και ημερομηνίες λήξης μπορούν να προστεθούν σε εργασίες ή έργα που τη χρειάζονται. Ο David Allen μιλάει για τη διατήρηση ευαίσθητων στο χρόνο εργασιών αποκλειστικά στο ημερολόγιό σας, αλλά το δικό μου καταλήγει και στα δύο μέρη λόγω του Wunderlist Calendar Feed URL που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την προσθήκη των εργασιών σας στο Outlook, iCal, Google Calendar ή σε άλλα ημερολόγια που βασίζονται στον Ιστό.
Πλαίσια
Στο σύστημα GTD, τα περιβάλλοντα είναι η δυνατότητα ταξινόμησης των εργασιών σας ανά τύπο, ανάλογα με τη διάθεση, την τοποθεσία ή τον χρόνο που έχετε στη διάθεσή σας. Στο Wunderlist, χρησιμοποιώ hashtag για να προσδιορίσω τα περιβάλλοντά μου. Σε διάφορα σημεία θα έχω περιβάλλοντα όπως #mileage, #phonecall, #email, #blogpost, #hubpages κλπ. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε ένα hashtag στην εργασία που εισάγετε και το Wunderlist θα σας αφήσει να ταξινομήσετε κατά ένα συγκεκριμένο hashtag απλά κάνοντας κλικ ή πατώντας σε αυτό που θέλετε να δείτε. Αυτό εμφανίζει όλες τις εργασίες με αυτό το hashtag και σας επιτρέπει να εργαστείτε σε μια στοχευμένη ομάδα εργασιών. Είναι γρήγορο και αποτελεσματικό.
Ένα μέρος για τα πάντα και τα πάντα στη θέση του
Το Wunderlist αποκτήθηκε πρόσφατα από τη Microsoft, αλλά είναι συνηθισμένο για αυτήν τη δημοφιλή εφαρμογή παραγωγικότητας. Η Microsoft δήλωσε ότι έχει δεσμευτεί να διατηρήσει την εφαρμογή σε λειτουργία και να την ενημερώσει με νέες δυνατότητες στο εγγύς μέλλον, οπότε αυτό είναι σίγουρα καλά νέα δεδομένου του χρόνου και της εμπιστοσύνης που χρειάζεστε για να επενδύσετε σε μια εφαρμογή GTD.
Το Wunderlist είναι μια φυσική εφαρμογή για το GTD, αλλά ταυτόχρονα συνειδητοποιώ ότι κάτι τέτοιο σημαντικό θα είναι πάντα θέμα προσωπικής προτίμησης. Άλλες επιλογές αναφέρονται στην παρακάτω δημοσκόπηση, αλλά θα ήθελα πολύ να ακούσω τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς στην ενότητα σχολίων.
Ολοκληρώνοντας τα πράγματα από τον David Allen
Πείτε τη γνώμη σας! Ψηφίστε την αγαπημένη σας εφαρμογή GTD
Αυτό το άρθρο είναι ακριβές και πιστό από ό, τι γνωρίζουν οι συγγραφείς. Το περιεχόμενο προορίζεται μόνο για ενημερωτικούς ή ψυχαγωγικούς σκοπούς και δεν υποκαθιστά προσωπικές συμβουλές ή επαγγελματικές συμβουλές σε επιχειρηματικά, οικονομικά, νομικά ή τεχνικά θέματα.
