Πώς να γράψετε σωστά ένα e-mail το 2020

Περιεχόμενο

• Ένας χρήσιμος οδηγός για τη σύνταξη αποτελεσματικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων
• Τι να βάλετε στη γραμμή θέματος ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Τι να βάλετε στο σώμα ενός e-mail
• Τι να βάλετε στην υπογραφή ενός e-mail
• Άλλες συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Πώς να απαντήσετε σωστά σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
• Η ιστορία τρόμου του E-Mail μου

Ο Ντέιβιντ έχει μερικές ενδιαφέρουσες ιδέες και απόψεις σχετικά με τα γεγονότα που αφορούν τους υπολογιστές και το Διαδίκτυο.

Ένας χρήσιμος οδηγός για τη σύνταξη αποτελεσματικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων

Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε:

1. Τι να βάλετε στη γραμμή θέματος
2. Τι να βάλετε στο σώμα
3. Τι να βάλετε στην υπογραφή
4. Άλλες συμβουλές για τη σύνταξη ηλεκτρονικών μηνυμάτων
5. Πώς να απαντήσετε σωστά
6. Η ιστορία τρόμου του E-Mail μου

Τι να βάλετε στη γραμμή θέματος ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η γραμμή θέματος είναι η πιο σημαντική γραμμή του e-mail. Για τους περισσότερους ανθρώπους είναι το πρώτο πράγμα που βλέπουν. Αυτή η γραμμή θέματος καθορίζει εάν θα ανοίξουν το e-mail αμέσως, αργότερα ή ποτέ.

• Φροντίστε να βάλετε ένα θέμα. Δεν το πιστεύετε, οι άνθρωποι αφήνουν μερικές φορές κενή τη γραμμή θέματος. Έτσι είτε το e-mail συνοδεύεται από μια κενή γραμμή θέματος, που σημαίνει ότι κάποιος μπορεί να μην το κοιτάξει ή να το διαγράψει, ή, το e-mail έρχεται με το σώμα του e-mail να συμπληρώνει τη γραμμή θέματος. Και οι δύο περιπτώσεις δεν είναι καλές.
• Κρατήστε το σύντομο. Η γραμμή θέματος πρέπει να είναι ενημερωτική, αλλά όσο το δυνατόν συντομότερη. Επιλέξτε το γενικό θέμα του περιεχομένου του e-mail και ορίστε το θέμα σας. Χρησιμοποιώ συχνά μια λέξη ως γραμμή θέματος, γιατί μερικές φορές αυτό είναι το μόνο που χρειάζεται.
• Κρατήστε το διφορούμενο. Για μένα, κάθε e-mail πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν μυστήριο. Θέλετε ο αναγνώστης να το ανοίξει και να το διαβάσει. Το θέμα θα πρέπει να αναφέρεται στο θέμα που συζητείται, αλλά να μην δίνει και όλες τις λεπτομέρειες, έτσι ώστε ο αναγνώστης να αναγκάζεται να το ανοίξει.
  
• Διατηρήστε τη σωστή γραμματική και τα σημεία στίξης. Μην αντιμετωπίζετε τη γραμμή θέματος ως πρόταση, οπότε δεν χρειάζεται να βάλετε τελεία στο τέλος. Ωστόσο, πρέπει να εφαρμόζονται κεφαλαία γράμματα, κόμματα και άλλα απαιτούμενα σημεία στίξης. Δεδομένου ότι είναι μια γραμμή θέματος, οι περισσότερες λέξεις πρέπει να γράφονται με κεφαλαία.

Βασικά, διατηρήστε τη γραμμή του θέματος σύντομη, μέχρι το σημείο, αλλά όχι τόσο συγκεκριμένη, δίνοντας αυτό που περιγράφεται στο σώμα του e-mail. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τη γραμμή θέματος για ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη. Προσελκύστε την προσοχή των αναγνωστών, ώστε να μην έχουν άλλη επιλογή από το να ελέγξουν το e-mail σας.

Τι να βάλετε στο σώμα ενός e-mail

Προφανώς το σώμα του e-mail θα περιέχει αυτό που θέλετε να μιλήσετε, οπότε αυτό είναι κάτι που πρέπει να καταλάβετε μόνοι σας. Ωστόσο, για να φτάσει αυτό το σημείο, το σώμα του e-mail πρέπει να φαίνεται καλό.

• Αποφύγετε τη συνομιλία. Μερικοί άνθρωποι αντιμετωπίζουν ένα e-mail σαν μια συνομιλία εμπρός και πίσω. Δεν είναι. Γι 'αυτό αποφύγετε "Γεια σου, πώς είσαι;" πληκτρολογήστε γραμμές. Τώρα υπάρχουν εξαιρέσεις σε αυτό, όπως εάν είναι μια προσωπική επαφή και αυτό το επίπεδο φιλικότητας είναι αποδεκτό.
• Διατηρήστε τη σωστή γραμματική και τα σημεία στίξης. Παρατηρείτε μια τάση; Η γραμματική και τα σημεία στίξης είναι εξίσου σημαντικά στο σώμα ενός e-mail όπως και στη γραμμή θέματος. Είχα κάποτε έναν υπάλληλο τύπου e-mail σε όλα τα κεφαλαία γράμματα. Φαινόταν ότι ο υπάλληλος φώναζε σε κάθε e-mail που έστειλαν.
• Διάσπαση παραγράφων. Φροντίστε να τοποθετήσετε ένα κενό μεταξύ παραγράφων για να χωρίσετε κάθε ιδέα. Αυτό θα επιτρέψει στον αναγνώστη να χωρίσει κάθε τμήμα του e-mail στο μυαλό του, επιτρέποντάς τους να κατανοήσουν το σύνολο του e-mail. Εάν υπάρχει μόνο ένα μεγάλο τμήμα κειμένου, οι ιδέες θα συγχωνευτούν.
• Αποφύγετε τα emoji. Αυτό μπορεί να συμβεί σε προσωπικά e-mail, κάτι που είναι καλό, αλλά τα επαγγελματικά e-mail θα πρέπει να στερούνται emoji οποιουδήποτε είδους. Μπορεί να τα χρησιμοποίησα σε μία ή δύο περιπτώσεις τα τελευταία 20 και πλέον χρόνια που στέλνω e-mail.
• Χωρίς υπόβαθρα. Αυτός είναι ένας από τους μεγαλύτερους παραβάτες που βλέπω όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια εικόνα ή μοτίβο που στο παρασκήνιο. Μπορεί να φαίνεται εντάξει όταν αποστέλλεται, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι. Το χειρότερο, είναι το ένα συστατικό ενός e-mail που μπορεί να φαίνεται διαφορετικό από πελάτη σε πελάτη, έτσι καθιστά δύσκολη την ανάγνωση ενός e-mail. Τέλος, μπορεί να προκαλέσει προβλήματα για όσους θέλουν να απαντήσουν στο e-mail, καθώς μπορεί να φορτώσει ακατάλληλα ή να μπερδεύει την εμφάνιση του κειμένου περισσότερο ενώ πληκτρολογούν μια απάντηση.
• Αποφύγετε τις μη τυπικές γραμματοσειρές και χρώματα. Μην κατεβάσετε μια γραμματοσειρά και μην τη χρησιμοποιήσετε επειδή φαίνεται τακτοποιημένη, καθώς μπορεί να μην φαίνεται τακτοποιημένη στο τέλος του αναγνώστη. Το ίδιο με τα χρώματα. Τα χρώματα της γραμματοσειράς πρέπει να αλλάζουν μόνο όταν είναι απαραίτητο.
• Διατηρήστε σταθερό το μέγεθος της γραμματοσειράς. Τα ενημερωτικά δελτία και άλλοι τύποι e-mail μπορούν να έχουν διαφορετικά μεγέθη γραμματοσειρών, αλλά, τα περισσότερα e-mail πρέπει να χρησιμοποιούν το ίδιο μέγεθος γραμματοσειράς σε όλο το σώμα.

Το σώμα είναι όπου ζουν το κρέας και οι πατάτες του e-mail. Πρέπει όχι μόνο να διαβάζει καλά, αλλά και να φαίνεται καλό.

Τι να βάλετε στην υπογραφή ενός e-mail

Η γραμμή υπογραφής είναι εξίσου σημαντική με τα άλλα στοιχεία του e-mail σας. Αυτό δεν σημαίνει ότι μπορείτε να πάτε και σε αυτό. Πρέπει να παραμείνει στη σφαίρα του ποιοι είστε, αλλά δεν μοιράζεται ολόκληρη την ιστορία της ζωής σας.

• Έχετε πολλές υπογραφές. Προσαρμόστε τα σε αυτό που χρειάζεστε. Ένα για επαγγελματικά e-mail, ένα για μέλη της οικογένειας κ.λπ.
• Μην συμπεριλάβετε τα πάντα. Ακόμα και με προσωπικές υπογραφές, θα συνιστούσα να περιλαμβάνονται όχι περισσότερες από πέντε γραμμές. Δεν χρειάζεται να αναφέρετε τα ονόματα του παιδιού σας, τα ονόματα των κατοικίδιων ζώων, τη μάρκα και το μοντέλο του αυτοκινήτου σας κ.λπ. εάν δεν σχετίζεται με αυτό που πρέπει να γνωρίζει ο αναγνώστης.
• Τα γραφικά είναι αποδεκτά. Εάν είναι ένα λογότυπο για μια εταιρεία, τότε αυτό πρέπει να συμπεριληφθεί σε μια υπογραφή. Μια εικόνα των κατοικίδιων σας μπορεί να μην είναι η κατάλληλη.
• Μην συμπεριλάβετε εισαγωγικά. Τα αποσπάσματα είναι κάτι άλλο για ανάγνωση και δεν είναι απαραίτητα σε μια υπογραφή. Την πρώτη φορά που κάποιος μπορεί να του αρέσει, αλλά τη δέκατη φορά που το βλέπουν μπορεί να μην τους αρέσει καθόλου.
• Συμπεριλάβετε την τυπική γλώσσα της εταιρείας. Γλώσσα σχετικά με το απόρρητο και το απόρρητο είναι αποδεκτή γλώσσα για να συμπεριληφθεί εάν αυτό είναι που απαιτεί ο οργανισμός σας

Εάν η υπογραφή σας είναι συνήθως μεγαλύτερη από το σώμα του e-mail, τότε μπορεί να υπάρχει πρόβλημα. Περιορίστε το και δώστε σχετικές πληροφορίες που ο αναγνώστης θα χρειαστεί.

Άλλες συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• Ελέγξτε τους αποστολείς σας. Ελέγχετε πάντα σε ποιον στέλνετε ένα e-mail. Εάν πρέπει να αντιγράψετε κάποιον τυφλά, βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του βρίσκεται στο σωστό πεδίο.
• Ελέγξτε τη διεύθυνση e-mail σας. Βεβαιωθείτε ότι στέλνετε το e-mail από τη σωστή διεύθυνση e-mail. Μπορεί να μην θέλετε ένα επαγγελματικό e-mail να πηγαίνει από μια προσωπική διεύθυνση e-mail. Ελέγξτε επίσης το όνομα που χρησιμοποιείται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλο.
• Χρησιμοποιήστε κατάλληλους χαιρετισμούς. Ακριβώς όπως οι προσωπικές επικοινωνίες, απευθυνθείτε κατάλληλα σε κάποιον. Χρησιμοποιήστε ένα πλακίδιο κάποιου, όπως "Mr." ή "Δρ." αν πρόκειται για πρώτη φορά επικοινωνία. Εάν είναι πιο απλός, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα.
• Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια. Προφανώς, διορθώστε το e-mail σας από τη γραμμή θέματος έως την υπογραφή του e-mail για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι ακριβή.
• Καθίστε πάνω του. Μην στείλετε το e-mail αμέσως. Καθίστε σε αυτό και επιστρέψτε αργότερα. Διαβάστε το ξανά και αλλάξτε κάτι αν δεν φαίνεται σωστό. Το μεγάλο πράγμα για τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία είναι ότι δεν χρειάζεται να τα στείλετε αμέσως.
• Σημαίες προτεραιότητας. Μην επισημαίνετε κάθε e-mail τόσο σημαντικό. Εάν το κάνετε αυτό, τότε ο αναγνώστης θα αντιμετωπίσει τα e-mail σας σαν την επιχείρηση ως συνήθως, ή ακόμα χειρότερα, θα τα αγνοήσει εντελώς. Επισημάνετε ένα e-mail μόνο τόσο σημαντικό όταν είναι πραγματικά σημαντικό.
• Στείλτε τα αρχεία σωστά. Εάν πρέπει να στείλετε μια δέσμη αρχείων ή μεγάλων αρχείων, φερμουάρ ή αποθηκεύστε τα στο cloud. Μην στέλνετε δέκα αρχεία και μην περιμένετε από τον αναγνώστη να διαχειριστεί και τα δέκα από αυτά τα αρχεία, εκτός αν τα ζήτησε απευθείας και γνωρίζουν ότι έρχονται.
• Μην προωθείτε αλυσίδες e-mail. Τα μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, τα αλυσίδα e-mail, τα χαριτωμένα e-mail και οτιδήποτε άλλο δεν χρειάζεται να προωθηθούν. Σπάστε την αλυσίδα αυτών των ηλεκτρονικών μηνυμάτων, ώστε οι άνθρωποι να μην είναι υπερφορτωμένοι με ανεπιθύμητα μηνύματα.

Μπορούμε να βελτιώσουμε τη χρησιμότητα του email ελιγμώντας τη χρήση του με εποικοδομητικό τρόπο.

- Shiva Ayyadurai

Πώς να απαντήσετε σωστά σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

• Διαβάστε το e-mail. Δεν ξέρω πόσες φορές κάποιος έχει διαβάσει ένα από τα e-mail μου, αλλά παραμελήθηκε να απαντήσει σε όλα τα e-mail. Πριν απαντήσετε σε ένα e-mail, διαβάστε το ξανά.
• Προσθήκη ή κατάργηση διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ίσως μια απάντηση προορίζεται για ένα άτομο, οπότε αφαιρέστε αυτά τα άτομα. Ή, θέλετε να συμπεριλάβετε άλλους, οπότε προσθέστε τους. Είχα έναν συνάδελφο που θα αφαιρούσε σκόπιμα τη διαχείριση από ένα e-mail για να αποφύγει να μπει σε μπελάδες, οπότε θα έπρεπε να τους προσθέσω συνεχώς ξανά.
• Μην απαντήσετε με απλώς "Ευχαριστώ". Αυτό είναι ένα άλλο e-mail που πλημμυρίζει το γραμματοκιβώτιο κάποιου. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια ευγνωμοσύνη εάν είναι στο τέλος του e-mail που γράφετε, αλλά δεν πρέπει να είναι το σύνολο ενός e-mail.
• Καθορίστε πώς θέλετε να απαντήσετε. Μπορεί να υπάρχουν πολλά σημεία σε ένα e-mail που θέλετε να απευθυνθείτε. Μπορείτε να το κάνετε στο νέο σώμα της απάντησης ή να μεταβείτε στο σώμα του e-mail και να απαντήσετε με διαφορετικό χρώμα γραμματοσειράς (κόκκινο ή μπλε) για κάθε σημείο και, στη συνέχεια, να αναφέρετε στο σώμα σας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ψάξουν παρακάτω για την απάντησή σας.
• Εάν απαιτείται, απαντήστε πάντα. Μπορείτε να αναγνωρίσετε το e-mail και να δηλώσετε ότι θα απαντήσετε αργότερα, αλλά, παρέχετε πάντα κάποιο είδος απάντησης, ώστε το άτομο να γνωρίζει ότι αναγνωρίσατε το αίτημά του. Στη συνέχεια, απαντήστε στο μέλλον. Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα με τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία είναι ότι οι άνθρωποι τις αγνοούν μερικές φορές.

Η ιστορία τρόμου του E-Mail μου

Θέλω να μοιραστώ μια ιστορία τρόμου μέσω e-mail που είχα στο χώρο εργασίας πριν από μερικά χρόνια. Στο τέλος δεν αποδείχτηκε άσχημα, αλλά θα μπορούσε εύκολα να αποδειχθεί άσχημα. Είναι μια υπέροχη ιστορία που έχει ένα σημαντικό σημείο πίσω από αυτήν.

Εκείνη την εποχή έβλεπα δύο μονάδες, καθώς μετέφερα από τη μία μονάδα στην άλλη. Ενώ ήμουν σε προπόνηση με έναν συνάδελφο και τον επόπτη μου από τη μονάδα που έφευγα, έλεγξα το e-mail εργασίας μου. Ένας από τους επόπτες χαμηλότερου επιπέδου είχε στείλει ένα e-mail στο προσωπικό ζητώντας του να εγγραφεί για κάποια υπερωρία για άλλο άτομο. Αν κάποιος ήθελε άδεια, συνήθως έπρεπε να βρει κάποιον για να δουλέψει για αυτούς. Αναφερόμαστε συχνά στις αλλαγές που έπρεπε να συμπληρωθούν ως "κουλοχέρηδες". Σε αυτό το e-mail, ο επόπτης είπε σε όλους, "Χρειαζόμαστε μερικούς ανθρώπους να προσφερθούν εθελοντικά για να καλυφθεί αυτή η πόρνη." Θα πρέπει να είναι προφανές ποιο είναι το σφάλμα σε αυτήν την πρόταση.

Ευτυχώς για μένα είμαι στην κορυφή των e-mail μου, οπότε έφτασα αμέσως στον επόπτη για να τους καθοδηγήσει να ανακαλέσει το e-mail (το οποίο επιτρεπόταν τότε μέσω του συστήματος που είχαμε). Ωστόσο, το έδειξα στο αφεντικό μου εκείνη την εποχή, που άρχισε να γελάει τόσο πολύ που έπρεπε να φύγει από την προπόνηση για να ξανακερδίσει την ψυχραιμία της.

Αστεία ιστορία, για να είμαστε σίγουροι, αλλά δείχνει ότι η κακή κατανόηση του πώς να γράψετε ένα e-mail μπορεί πραγματικά να είναι επιζήμια και ακόμη και καταστροφική.

Εάν έχετε μια ερώτηση σχετικά με το πώς να απαντήσετε σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τότε ρωτήστε παρακάτω και θα χαρώ να σας βοηθήσω!

Αυτό το άρθρο είναι ακριβές και πιστό από ό, τι γνωρίζουν οι συγγραφείς. Το περιεχόμενο προορίζεται μόνο για ενημερωτικούς ή ψυχαγωγικούς σκοπούς και δεν υποκαθιστά προσωπικές συμβουλές ή επαγγελματικές συμβουλές σε επιχειρηματικά, οικονομικά, νομικά ή τεχνικά θέματα.