Περιεχόμενο
- Τρόπος ρύθμισης παραμέτρων του Excel 2007 και του Excel 2010 για παράβλεψη κενών κελιών κατά τη δημιουργία γραφήματος ή γραφήματος
- Μέθοδος 1: Διαμόρφωση του τρόπου αντιμετώπισης του Excel από κρυμμένα και κενά κελιά
- Μέθοδος 2: Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να μετατρέψετε κενά κελιά σε # N / A
- Τυλίγοντας
Ο Robbie γράφει ως επί το πλείστον για το Skyrim, αλλά επίσης περιστασιακά ρίχνει φως στις ιδιαιτερότητες εφαρμογών της Microsoft όπως το Excel και το Outlook.
Τρόπος ρύθμισης παραμέτρων του Excel 2007 και του Excel 2010 για παράβλεψη κενών κελιών κατά τη δημιουργία γραφήματος ή γραφήματος
Αυτό είναι ένα πρόβλημα που είχα εγώ, όπου ήθελα να δημιουργήσω ένα γράφημα όταν τα περισσότερα κελιά στην περιοχή που θέλετε να χαρτογραφήσετε είναι κενά (περιέχει κενά κελιά).
Για να επιλύσετε αυτό και να δημιουργήσετε ένα γράφημα που εμφανίζει τα δεδομένα σωστά, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό, όπως έχω κάνει στο παρελθόν για να αντιγράψετε τις τιμές δεδομένων σε μια νέα περιοχή έτσι ώστε τα δεδομένα να είναι συνεχόμενα (χωρίς κενά). Αυτό μπορεί να είναι εξαιρετικά χρονοβόρο και πολύ ενοχλητικό, ειδικά εάν η ποσότητα των δεδομένων είναι μεγάλη. Το Excel υποτίθεται ότι θα διευκολύνει τη συλλογική μας ζωή, γι 'αυτό αποφάσισα να βρω μια λύση σε αυτό το πρόβλημα που περιλάμβανε όσο το δυνατόν λιγότερη χειροκίνητη εργασία.
Στην περίπτωσή μου, με ενδιέφερε να καταγράψω τους εβδομαδιαίους μέσους όρους του αριθμού των ημερήσιων πωλήσεων που έκανε η ομάδα μου. Όταν δημιούργησα ένα γράφημα επιλέγοντας το εύρος δεδομένων, το μόνο που πήρα ήταν το γράφημα χωρίς δεδομένα.
Θα εξετάσουμε δύο μεθόδους για την επίλυση αυτού:
- Πώς να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο το γράφημα αντιμετωπίζει κενά ή κενά κελιά
- Πώς να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο για να αλλάξετε τα περιεχόμενα των κενών κελιών σε # N / A (Το Excel αγνοεί αυτόματα τα κελιά με # N / A όταν δημιουργείτε ένα γράφημα)
Στο παρακάτω σχήμα, μπορείτε να δείτε:
- Τα δεδομένα που χρησιμοποιώ για τη δημιουργία γραφημάτων (στα αριστερά)
- Το κενό αρχικό γράφημα (πάνω δεξιά)
- Το ολοκληρωμένο γράφημα (κάτω δεξιά)
Μέθοδος 1: Διαμόρφωση του τρόπου αντιμετώπισης του Excel από κρυμμένα και κενά κελιά
Η πρώτη μέθοδος που θα χρησιμοποιήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα που εμφανίζει τα δεδομένα σωστά είναι να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο τα Excel 2007 και Excel 2010 αντιμετωπίζουν κενά κελιά σε γραφήματα.
Από προεπιλογή σε ένα γράφημα, όταν το Excel βλέπει ένα κενό κελί δημιουργεί ένα κενό. Όταν έχετε εύρος δεδομένων με περισσότερα κενά κελιά από κελιά με δεδομένα, αυτό σημαίνει ότι το Excel δημιουργεί αποτελεσματικά ένα γράφημα γεμάτο κενά.
Για να ξεκινήσουμε, πρέπει να δημιουργήσουμε ένα γράφημα των μέσων εβδομαδιαίων πωλήσεων.
- Δημιουργούμε ένα γράφημα γραμμής επιλέγοντας τα δεδομένα στο B3: B31 και D3: D31 (κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το Ctrl κλειδί για να επιλέξετε στήλες που δεν γειτνιάζουν)
- Κάντε κλικ στο Εισάγετε και επιλέξτε το Γραμμή κουμπί στο Διαγράμματα ομάδα και επιλέξτε Γραμμή
Τώρα που έχουμε δημιουργήσει το γράφημα, πρέπει να αλλάξουμε τον τρόπο με τον οποίο το Excel αντιμετωπίζει τα κενά κελιά. Για να το κάνω αυτό:
- Κάντε δεξί κλικ το γράφημα και επιλέξτε Επιλέξτε Δεδομένα
- Κάντε κλικ Κρυμμένα και κενά κελιά
- Κενά είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση όπως συζητήσαμε προηγουμένως
- Μηδέν στο παράδειγμά μας θα έχει ως αποτέλεσμα την καταγραφή δεδομένων ως αξία, μηδέν, μηδέν, μηδέν, μηδέν, μηδέν, μηδέν, αξία
- Συνδέστε σημεία δεδομένων με γραμμή κάνει ακριβώς όπως λέει, συνδέει τα σημεία δεδομένων μαζί
Το παρακάτω σχήμα δείχνει το γράφημα που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας Μηδέν (αριστερά) και Συνδέστε σημεία δεδομένων με γραμμή (σωστά). Κενά έχουμε ήδη δει με το κενό διάγραμμα παραπάνω.
- Τακτοποίησα επίσης τον οριζόντιο άξονα από δεξί κλικ και επιλέγοντας Μορφή άξονα
- Σύμφωνα με το Επιλογές άξονα καρτέλα, άλλαξα το Σημαντική μονάδα προς την Διορθώθηκε 7 ημέρες
- Άλλαξα το Θέση Άξονας προς την Σε τσιμπούρια έτσι ώστε να έδειξε την πλήρη ημερομηνία
Μέθοδος 2: Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να μετατρέψετε κενά κελιά σε # N / A
Η δεύτερη μέθοδος διασφάλισης ότι το Excel χαρτογραφεί δεδομένα που περιέχουν μεγάλο αριθμό κενών ή κενών κελιών είναι η χρήση ενός τύπου. Για να το επιτύχουμε αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε το γεγονός ότι όταν το Excel βλέπει # N / A σε ένα κελί, δεν το περιλαμβάνει σε ένα γράφημα. Ο τύπος που θα χρησιμοποιήσουμε στο E3 είναι:
= IF (D3 = "", # N / A, D3)
ο ΑΝ Η συνάρτηση εξετάζει τα περιεχόμενα του κελιού D3 και ΑΝ Το D3 ισούται με "" (με άλλα λόγια ένα κενό κελί) και μετά αλλάζει το τρέχον κελί σε # N / A. Εάν το Excel εντοπίσει κάτι στο κελί, θα αντιγράψει απλώς το κελί. Για παράδειγμα, θα αντιγράψει τα περιεχόμενα του D3 έως E3.
Έχω ένα άρθρο που συζητά το ΑΝ λειτουργία με μεγαλύτερη λεπτομέρεια. Καλύπτω επίσης τη χρήση IFERROR για την καταστολή των αναμενόμενων σφαλμάτων και της χρήσης ΑΝ με τις λογικές συναρτήσεις ΚΑΙ, Ή και ΔΕΝ. Βρίσκεται εδώ:
- Στη συνέχεια, αντιγράφω τον τύπο κάτω από τη στήλη Ε.
- Στη συνέχεια, δημιουργώ ένα γράφημα ακριβώς όπως κάναμε παραπάνω χρησιμοποιώντας τις ημερομηνίες στη στήλη Β και τα αποτελέσματα των τύπων στη στήλη Ε
Όπως μπορείτε να δείτε από το παραπάνω σχήμα, το γράφημα εμφανίζει σωστά τα δεδομένα, παρόλο που το Excel χρησιμοποιεί Εμφάνιση κενών κελιών όπως και Κενά (η προεπιλεγμένη ρύθμιση για όλα τα γραφήματα που δημιουργήθηκαν στα Excel 2007 και Excel 2010).
Στη συνέχεια θα τακτοποιήσουμε το γράφημα όπως κάναμε παραπάνω,
- Τακτοποίηση του οριζόντιου άξονα
- Διαγραφή του Θρύλος
- Προσθήκη α Τίτλος (κάντε κλικ στο Σχέδιο με την επιλεγμένη γραφική παράσταση, επιλέξτε το Τίτλος γραφήματος κουμπί και επιλέξτε τον τύπο τίτλου που προτιμάτε)
Τυλίγοντας
Συχνά τα δεδομένα προέρχονται από υπολογιστικά φύλλα για τα οποία δεν έχετε κανέναν έλεγχο και δεν είναι πάντα μορφοποιημένα ακριβώς όπως θα θέλατε. Αντί να επεξεργαστείτε ξανά τα δεδομένα για να ταιριάζει σε αυτό που θέλετε, είναι πάντα πολύ καλύτερο και ταχύτερο να κάνετε το Excel να αντιμετωπίζει τυχόν προκλήσεις μορφοποίησης που ενδέχεται να έχουν τα δεδομένα και να παράγει τα αποτελέσματα που θέλετε χωρίς σημαντική χειροκίνητη επεξεργασία εκ μέρους σας.
Σε αυτό το άρθρο, εξετάσαμε ένα ζήτημα που συναντώ συχνά:
Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα χρησιμοποιώντας δεδομένα που περιέχουν μεγάλο αριθμό κενών κελιών. Εξετάσαμε δύο μεθόδους για την επίλυση αυτού:
- Αλλαγή του τρόπου με τον οποίο το Excel αντιμετωπίζει κενά κελιά στο ίδιο το γράφημα
- Χρησιμοποιώντας ΑΝ δηλώσεις για να αλλάξετε κενά κελιά σε # N / A (Excel 2007 και Excel 2010 αγνοούν κελιά που περιέχουν # N / A κατά τη δημιουργία γραφημάτων)
Χρησιμοποιώντας ΑΝ Οι δηλώσεις σε έναν τύπο είναι πιο ευέλικτες από την αλλαγή του τρόπου αντιμετώπισης του Excel με κενά κελιά σε ένα γράφημα, καθώς μπορείτε να του ζητήσετε να αλλάξει οτιδήποτε σε # N / A, όχι μόνο κενά κελιά. Αυτό σημαίνει ότι εάν λάβετε υπολογιστικά φύλλα με ανεπιθύμητη ενέργεια ή δεδομένα που δεν θέλετε, μπορείτε επίσης να κάνετε το Excel να το αγνοήσει για τους σκοπούς της δημιουργίας ενός γραφήματος από τα δεδομένα.
Ελπίζω να βρείτε αυτό το άρθρο χρήσιμο και ενημερωτικό. Μη διστάσετε να αφήσετε τυχόν σχόλια που μπορεί να έχετε παρακάτω και σας ευχαριστούμε πολύ για την ανάγνωση!
Αυτό το άρθρο είναι ακριβές και πιστό από ό, τι γνωρίζουν οι συγγραφείς. Το περιεχόμενο προορίζεται μόνο για ενημερωτικούς ή ψυχαγωγικούς σκοπούς και δεν υποκαθιστά προσωπικές συμβουλές ή επαγγελματικές συμβουλές σε επιχειρηματικά, οικονομικά, νομικά ή τεχνικά θέματα.
